Si vous cherchez la signification des voyants de votre voiture, cet article n’est pas pour vous. Il s’adresse aux centres de vitrage et aux garages qui traitent des sinistres bris de glace : le tableau de bord dont il est question ici est l’écran qui montre, d’un coup d’œil, où en est chaque dossier, ce qui bloque, ce qui reste à facturer et ce que rapporte réellement l’activité. Un bon tableau de bord tient en quelques statuts clairs, une poignée d’indicateurs et des alertes qui préviennent la bonne personne au bon moment.

En bref

• Un tableau de bord bris de glace sert à voir l’état de chaque dossier, de la déclaration à l’encaissement, sans fouiller dans les mails et les classeurs.
• Peu de statuts, liés à des événements réels (accord reçu, pose faite, facture envoyée), valent mieux qu’une liste de vingt étapes que personne ne met à jour.
• Les indicateurs utiles : volume de dossiers par statut, délai de traitement, dossiers en attente de pièce ou d’accord, facturé non encaissé, panier moyen.
• Chaque chiffre doit permettre de remonter à la liste des dossiers qui l’explique, sinon il ne pilote rien.
• Les données clients restent soumises au RGPD : durée de conservation, accès limité, sécurisation.

Table des matières

• Ce que recouvre l’expression « tableau de bord bris de glace »
• À quoi sert un suivi centralisé des dossiers
• Les statuts : reproduire le parcours réel du dossier
• Les indicateurs à afficher en premier
• Alertes et relances : peu, ciblées, assignées
• Ce qu’un dossier doit contenir pour alimenter les chiffres
• Données personnelles : ce qu’un tableau de bord doit respecter
• Lire les chiffres : remonter du total au dossier
• Notre point de vue
• Mettre en place votre tableau de bord avec Glass Manager
• Par où commencer : cinq étapes
• FAQ
• Sources

Ce que recouvre l’expression « tableau de bord bris de glace »

La requête est ambiguë. Sur Google, elle renvoie surtout vers des pages sur les voyants lumineux, ou vers des objets qui tombent entre la planche de bord et le pare-brise. Pour un professionnel du vitrage, c’est autre chose : un outil de pilotage de l’activité sinistre.

Concrètement, ce tableau de bord répond à quatre questions que se pose chaque matin le responsable d’un centre :

1. Quels dossiers sont ouverts, et à quel stade ?
2. Lesquels sont bloqués, et par quoi (pièce manquante, accord d’assureur, vitrage non livré) ?
3. Qu’est-ce qui est posé mais pas encore facturé, ou facturé mais pas encore payé ?
4. Que gagne le centre, en moyenne, sur un dossier ?

Tout ce qui n’aide pas à répondre à l’une de ces questions encombre l’écran.

À quoi sert un suivi centralisé des dossiers

Un centre de vitrage traite des dossiers à plusieurs voix : l’assuré, l’assureur ou son plateforme de gestion, le fournisseur de vitrage, le technicien, parfois le gestionnaire de flotte. Chaque interlocuteur a son canal et son rythme. Sans vue d’ensemble, les mêmes problèmes reviennent :

• un dossier posé mais jamais facturé, parce que le bon de livraison est resté dans le véhicule ;
• une relance faite deux fois, ou jamais ;
• un accord d’assureur arrivé par mail à quelqu’un qui est en congé ;
• une franchise oubliée au comptoir (voir notre guide pour encaisser la franchise vitrage).

Le tableau de bord ne remplace pas le travail administratif : il rend visibles les dossiers qui demandent une action. C’est ce qui permet de passer d’une gestion « au dernier mail reçu » à une gestion par priorité.

Les statuts : reproduire le parcours réel du dossier

Le point de départ, c’est le parcours que suit un sinistre bris de glace chez les assureurs. Les grandes mutuelles le décrivent de façon assez homogène, avec des nuances qui comptent pour votre paramétrage.

Chez MAAF, le parcours passe par la déclaration auprès de l’assureur, l’analyse par un conseiller, l’examen par un expert si nécessaire, puis le règlement direct du réparateur ou le remboursement. Côté délai, la déclaration doit y être faite dans les cinq jours ouvrés, avant les démarches de réparation. Groupama rappelle de son côté que le délai légal est de 5 jours ouvrés à compter de la découverte des dommages, un délai plus long pouvant figurer au contrat.

La suite dépend du type de réparateur. Chez Matmut, après une réparation par un professionnel du réseau, celui-ci adresse la déclaration et sa facture ; hors réseau, l’assuré déclare lui-même en joignant la facture acquittée. À la Macif, une fois la prise en charge validée, le réparateur agréé s’occupe des formalités et envoie la facture à l’assureur, qui le rembourse directement, sauf franchise contractuelle. Enfin, chez AXA, un assuré qui choisit un réparateur non partenaire doit appeler l’assureur avant toute intervention pour que la déclaration soit enregistrée.

De ces parcours, on tire une liste de statuts courte. Celle-ci fonctionne dans la plupart des centres :

Chaque statut correspond à un événement observable, pas à une impression. C’est la logique que recommande AppMaster dans un article sur les flux de travail : des statuts courts, familiers, liés à des événements observables, avec des échéances posées seulement sur les étapes qui changent vraiment le résultat.

Prévoyez dès le départ un statut pour les refus. Un dossier refusé n’est pas un dossier perdu, mais il sort du circuit normal : nous détaillons les causes de refus de prise en charge et les recours. Pour le détail des étapes elles-mêmes, voir le guide étapes de traitement d’un dossier bris de glace.

Les indicateurs à afficher en premier

La tentation est d’afficher tout ce que le logiciel sait calculer. Résistez : au-delà de huit ou dix chiffres, plus personne ne lit l’écran. Voici une base qui couvre l’essentiel d’un centre de vitrage.

Cette logique n’est pas propre à un seul acteur : des réseaux de gestion de sinistres affichent eux aussi, sur leurs tableaux de bord, le coût moyen par dossier, le prix moyen du pare-brise ou le nombre d’interventions ADAS. Le suivi des ADAS prend de l’importance, parce que le calibrage change le coût et le temps d’une intervention. De même, France Assureurs a mesuré que le remplacement des pare-brises et optiques de phare coûte en moyenne 24 % plus cher sur les véhicules électriques que sur les thermiques (étude 2025) : suivre le prix moyen par type de véhicule devient donc plus utile qu’une moyenne globale.

Le délai de traitement, l’indicateur qui compte le plus

Si vous ne devez en suivre qu’un, prenez le délai entre l’ouverture du dossier et l’encaissement. Il agrège tout : la réactivité de l’assureur, la vôtre, la disponibilité du vitrage, la qualité des pièces. Découpé par statut, il montre précisément où le temps se perd. Nous y consacrons une page sur le temps moyen de traitement d’un dossier, et une autre sur le délai moyen de règlement (DSO) pour la partie encaissement.

Faire apparaître l’argent bloqué

Un tableau de bord qui n’affiche que des volumes laisse le gérant dans le flou sur l’essentiel. Ajoutez deux lignes en euros : le montant posé non facturé et le montant facturé non soldé, ventilés par assureur ou par gestionnaire de flotte. Un retard récurrent chez un seul payeur se voit alors immédiatement, et cela se négocie.

Alertes et relances : peu, ciblées, assignées

Un tableau de bord que l’on doit consulter pour savoir s’il y a un problème ne suffit pas : il faut qu’il vienne vous chercher quand il y en a un. Mais trop d’alertes produisent le même effet qu’aucune.

Quelques règles simples :

• Une alerte, un responsable. Une notification envoyée à toute l’équipe n’est lue par personne. AppMaster recommande de viser le responsable de l’étape, de réserver l’escalade aux retards bloquants et d’arrêter les notifications dès que la tâche est terminée.
• Des seuils par statut. Un dossier « en attente de prise en charge » depuis trois jours ouvrés n’a pas la même urgence qu’un dossier « posé non facturé » depuis trois jours. Fixez le seuil de chaque statut selon ses conséquences, en gardant en tête le délai de cinq jours ouvrés de déclaration qui s’applique en France.
• Des relances qui laissent une trace. Chaque relance (assureur, client, fournisseur) doit s’inscrire dans l’historique du dossier, avec la date et le canal. C’est ce qui évite le doublon et fournit une preuve en cas de litige.
• Une alerte sur l’avant-pose. Vérifiez, avant l’intervention, que la prise en charge est bien enregistrée. Chez certains assureurs, un réparateur non partenaire sans déclaration préalable peut compromettre l’indemnisation de l’assuré.

Pour les pièces qui partent chez l’assureur, le mécanisme est détaillé dans notre page sur le fonctionnement de l’envoi des documents à l’assurance. Et si vos dossiers reviennent souvent en refacturation, regardez comment éviter la refacturation par l’assureur.

Ce qu’un dossier doit contenir pour alimenter les chiffres

Les indicateurs ne valent que par la qualité des fiches. Pour qu’un dossier soit exploitable, il doit réunir au même endroit :

• l’identité de l’assuré, le véhicule et le contrat concerné ;
• la déclaration de sinistre et, le cas échéant, le mandat de gestion sinistre ;
• le devis, son approbation par l’assureur (voir l’approbation des devis d’assurance) et la référence du vitrage ;
• les photos et le compte rendu d’intervention, surtout en intervention mobile (documenter une intervention pare-brise mobile) ;
• les bons de livraison, y compris partiels (bons de livraison partiels) ;
• la facture, le suivi de la franchise et l’historique des relances.

Si la facture est éditée dans un autre outil, les montants du tableau de bord seront faux ou en retard. Autant que possible, devis, facture et dossier doivent partager la même base. Les règles de facturation évoluent : consultez notre checklist de conformité de la facturation auto 2026 et le guide sur la facturation électronique en garage.

Données personnelles : ce qu’un tableau de bord doit respecter

Un dossier bris de glace contient des données personnelles : nom, adresse, plaque d’immatriculation, numéro de contrat. Le tableau de bord les expose, donc il entre dans le champ du RGPD. La CNIL, dans sa check-list pour les TPE et PME, demande aux entreprises de recenser leurs traitements de données personnelles, de vérifier que les informations collectées sont indispensables et de les sécuriser selon leur sensibilité. Le même document recommande de définir une durée de conservation par type d’information et de ne pas garder les données au-delà.

En pratique, pour votre tableau de bord :

• limitez les colonnes affichées au nécessaire (inutile de montrer le numéro de contrat sur l’écran de l’accueil) ;
• donnez des droits d’accès différents au technicien, au gestionnaire et au gérant ;
• fixez une règle d’archivage des dossiers soldés ;
• prévoyez une procédure pour répondre à une demande d’accès : la réponse est attendue sous un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe, avec information de la personne dans le mois.

Enfin, la sauvegarde fait partie de la sécurité : voyez comment agir vite après une perte de données en garage. Notre politique de confidentialité précise ce qui est fait côté plateforme.

Lire les chiffres : remonter du total au dossier

Un indicateur isolé n’explique rien. Un « délai moyen de 18 jours » ne dit pas si le problème vient de deux dossiers exceptionnels ou d’un assureur précis. Un pilotage sérieux relie les chiffres aux dossiers, aux statuts et aux événements : Koragence, spécialiste du pilotage dans l’automobile, défend le principe de pouvoir retrouver les cas qui expliquent un chiffre pour agir dessus.

Une routine hebdomadaire de vingt minutes suffit :

1. Ouvrez les dossiers qui dépassent le seuil d’ancienneté dans leur statut.
2. Pour chacun, identifiez le blocage et l’interlocuteur.
3. Regardez le posé non facturé : facturez ou expliquez.
4. Comparez le panier moyen et le gain par dossier à la semaine précédente, par type de véhicule.
5. Notez une seule décision à prendre (relancer tel payeur, commander tel vitrage en stock, former sur telle pièce manquante).

Une décision par semaine, appliquée, vaut mieux que dix constats.

Notre point de vue

À notre avis, le tableau de bord n’est pas un écran de plus : c’est le résultat d’un dossier bien tenu. Si les devis, les déclarations, les bons de livraison et les factures vivent dans cinq outils, aucun affichage ne rattrapera le désordre à la source. C’est pourquoi nous avons conçu Glass Manager pour que tout le dossier bris de glace, du devis aux relances, soit traité au même endroit, avec une interface compatible avec les logiciels de chiffrage du marché.

Nous défendons aussi une règle : on ne paie que ce qu’on traite. Notre modèle repose sur des crédits de traitement de dossiers, sans abonnement ni engagement. Un centre dont l’activité varie selon les saisons ou les épisodes de grêle n’a pas à payer pour des dossiers qu’il ne reçoit pas.

Enfin, nous constatons qu’un centre gagne surtout du temps sur les tâches qu’il oubliait : relances, factures en retard, pièces manquantes. Ce sont elles qu’il faut mettre en tête de l’écran, avant les graphiques.

— Fabien

Mettre en place votre tableau de bord avec Glass Manager

Glass Manager réunit la gestion des dossiers bris de glace et des véhicules de prêt, la facturation et les devis, le stock, les techniciens et les relances dans une même plateforme, accessible sur PC, Mac, mobile et tablette. Le chatbot IA est proposé à 360 € par an dans la boutique. Le détail des services de gestion des techniciens et des relances se trouve sur la page tarifs.

Par où commencer : cinq étapes

1. Listez vos statuts actuels, même informels, et ramenez-les à sept ou huit événements observables.
2. Choisissez cinq indicateurs, pas plus, dont le délai de traitement et le posé non facturé.
3. Fixez un seuil d’ancienneté par statut et un responsable par seuil.
4. Centralisez les pièces : devis, bon de livraison, facture, photos, relances, au même endroit. Les centres qui gèrent aussi des prêts de véhicules ont intérêt à les intégrer (processus de gestion d’un véhicule de prêt).
5. Installez la revue hebdomadaire de vingt minutes, avec une décision à la clé. Si vous avez plusieurs sites, voyez la gestion multi-sites.

Après un mois, supprimez les indicateurs que personne n’a regardés et gardez ceux qui ont déclenché une action.

FAQ

Quelle différence entre un tableau de bord de voiture et un tableau de bord bris de glace ?

Le premier est la planche de bord du véhicule, avec ses voyants. Le second est un outil de gestion pour les professionnels : il suit les dossiers de sinistre bris de glace, leurs statuts, leurs délais et leur facturation. Il ne concerne donc que les centres de vitrage, garages et gestionnaires de flotte.

Combien d’indicateurs faut-il suivre ?

Cinq à huit suffisent pour un centre. Commencez par le nombre de dossiers par statut, le délai de traitement, le posé non facturé et le facturé non encaissé. Ajoutez le panier moyen et la part d’ADAS une fois les premiers acquis.

Quel délai l’assuré a-t-il pour déclarer un bris de glace ?

En France, la déclaration doit se faire dans les 5 jours ouvrés suivant la découverte du dommage, un délai plus long pouvant être prévu au contrat, comme le rappelle Groupama. Votre tableau de bord doit donc signaler vite les dossiers sans déclaration enregistrée. Pour un cas précis, l’assuré peut se référer à son contrat ou à son assureur.

Un tableau de bord est-il compatible avec le RGPD ?

Oui, à condition de limiter les données affichées, de gérer les droits d’accès et de définir une durée de conservation. La CNIL fournit une check-list adaptée aux petites structures. Consultez aussi notre page confidentialité.

Sources

• Déclarer un sinistre bris de glace, MAAF
• Déclaration bris de glaces auto, Matmut
• Bris de glace et réparateur agréé, Macif
• Démarches bris de glace, AXA
• Déclarer un bris de glace, Groupama
• Transition vers le véhicule électrique, France Assureurs
• Respecter la vie privée : par où commencer ? CNIL
• Répondre à une demande de droit d’accès, CNIL
• Transformer une SOP en flux de travail, AppMaster
• Tableaux de bord industriels automobile, Koragence

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